Собрания, «летучки», совещания – многих эти слова ввергают в депрессию, или, как минимум, обеспечивают плохим настроением на весь рабочий день. Некоторые руководители специально добиваются, чтобы сотрудники перед встречей с ними покрывались холодным потом от страха. Почему-то такие руководители считают, что способствуют этим дисциплине и исполнительности своих сотрудников. Однако, как ни крути, а страх – это не уважение, дисциплинированный работник – не значит эффективный. Ведь всем известно понятие «итальянская забастовка», когда работники все делают четко по инструкциям, ни на слово, ни на букву не отходя от них, а работа фирмы при этом рушится, начинается местный, локальный «конец света».
Каким образом проходит большинство рабочих собраний и совещаний? Зачастую, они представляют собой монолог руководителя, который проводит «разбор полетов», не стесняясь в выражениях. При этом попадает и тем, кто в чем-то виноват, и тем, кто под горячую руку подвернулся – «на всякий пожарный». «КПД» таких собраний нулевое. Ни тактических, ни стратегических управленческих и производственных задач оно не решает, сотрудников не только не мотивирует, а, напротив, оказывает мощный демотивирующий эффект. В то время, как в проведении эффективного рабочего собрания нет ничего сложного. Необходимо только придерживаться нескольких весьма простых правил:
1. Общая атмосфера на рабочем собрании должны быть позитивная. Даже если на повестке дня стоит ряд неприятных вопросов, обсуждаться они должны в эмоционально выдержанной обстановке. Завершать рассмотрение вопроса, а также собрания в целом, необходимо на оптимистичной ноте – все проблемы решаемы.
2. Собрание лучше проводить в режиме «обратной связи». Сотрудники не должны себя чувствовать нерадивыми учениками на классном часе в школе, которые только молча сидят, виновато потупив глаза и слушая нотации учителя. Сотрудники должны знать, что они могут свободно высказать свое собственное мнение, даже если оно не совпадает с мнением руководителя, или коллектива. Такой подход помогает руководителю всегда контролировать ситуацию, а сотрудникам чувствовать себя полноправными членами организации, к мнению которых прислушиваются.
3. Не проводить спонтанных собраний без крайней необходимости. Спонтанное собрание – это, в большинстве случаев, только всплеск эмоций. В нем нет никакой конструктивной основы. В то время как собрания и совещания являются мощным управленческим инструментом, а, значит, должны быть заранее спланированы, хорошо организованы, а выполнение резолюций собрания должно быть впоследствии проконтролировано. Так как часто бывает, что решения на собрании принимаются, но потом не реализуются.
Также было бы полезно, если бы, время от времени, руководитель поручал проводить собрание кому-то из своих сотрудников. Это раскрывает потенциал работника, позволяет разнообразить повседневную рутину обычных собраний.
